درباره اهمیت مدیریت زمان جمله زیبایی وجود دارد و می گوید: اگر نتوانی وقت خود را خوب تنظیم کنی از عهده انجام هیچ کاری بر نخواهی آمد.در واقع می توان گفت که تمام فعالیت هایی که به طور روزمره در موقعیت های مختلف انجام می دهیم تحت تاثیر عامل زمان می باشد.انسان باید در، چگونگی استفاده و هدر دادن از زمان حساس و نگران باشد،زیرا زمان منبع بی بدیلی است که اگر هدر برود، جایگزینی نخواهد داشت.
ایجاد یک سیستم مدیریت زمان کارآمد، فواید زیادی دارد که به بعضی از آن ها اشاره می شود.
کنترل بیشتر، سودمندی بهتر، وقت آزاد بیشتر، توجه به پیشرفت بهتر، تنش کمتر.
بیشتر مشکلات و دشواری های موجود بر سر راه مدیریت زمان بر اثر یک یا چند مورد زیر پدید می آید:

 

۱) رفتار کردن به گونه ای که گویی زمان کالایی ارزان است.
۲) امروز و فردا کردن
۳) نبود اولویت در کارها
۴) برنامه ریزی ضعیف یا بی برنامگی
۵) اسیر سمت بودن
۶) مدیریت زمان صرفا مسئله روبه رو شدن با آخرین مهلت ها نیست،بلکه از پیش اندیشیدن، برنامه ریزی کردن، اطمینان یافتن از صرف وقت در حد امکان و تعیین اولویت هاست.

۷) واکنش به جای کنش: بسیاری از ما به جای قاطعانه عمل کردن و اجرای طرحی را عهده دار شدن، در دام واکنش نشان دادن نسبت به موقعیت ها و تطبیق برنامه خود بر طبق آن، اسیر می شویم.

 

● آیا زمان قابل مدیریت کردن است؟
بعضی افراد مدیریت زمان را امری محال و غیر ممکن می دانند.طرفداران این تفکر معتقدند این نکته، نگران کننده و در عین حال منطقی است که نمی توان زمان را مدیریت کرد.

اگر چه بحث زمان در مدیریت زمان به دفعات مطرح می شود، با وجود این زمان تنها یک عامل ثانویه در مدیریت زمان به شمار می آید، زیرا که عامل اساسی در مدیریت زمان واقعی باید اولویت های شخصی ما باشد، افراد بر اساس محیطی که در آن رشد کرده و تربیت شده اند، یک چرخه بهره وری دارند و در ساعاتی از روز از بیشترین راندمان کاری برخوردارند و ما باید این ساعات را برای خود مشخص کنیم.انسان برای نیل به اهداف شخصی و حرفه ای خود و برای استفاده مطلوب از زمان باید برنامه ریزی راهبردی و بلند مدت داشته باشد.پدیده دیگری که در بحث مدیریت زمان مطرح است و مانع مدیریت صحیح می شود دفع الوقت کردن و شایع ترین حالت آن تعلل در انجام کار است، علت این امر تقلید از دیگران است.تعلل، ناشی از عدم آگاهی نیست، بلکه نوعی اختلال رفتاری محسوب می شود.

 

فعالیت هایی که انجام می دهیم مانند یک زنجیر به هم متصل اند و بر یکدیگر اثر می گذارند.اگر برنامه اول را نتوانیم انجام دهیم، برنامه های بعدی هم تحت تاثیر قرار می گیرند و مانند برنامه اول پیش می روند.
مطالعات نشان می دهد دشوارترین مرحله برای انجام کارهای جدید آغاز آن است.