تایم باکس، تکنیک مدیریت زمان که می تواند برای همه کارساز باشد

غلبه بر ترس از در دسترس نبودن برای ساختن تایم باکس ضروری است.

نکات کلیدی

• تایم باکس مدیریت زمان شما با اختصاص دادن مدت زمان مشخصی به یک فعالیت و اتمام آن در آن دوره است.
• تایم باکس نباید همه یا هیچ باشد. می توانید هر روز چند قدم کوچک بردارید.
• برای شروع تایم باکس کردن، هر مقدار زمان را به کار فکری و کار واکنشی اختصاص دهید.

خیلی اوقات، افراد از روشی برای بهبود زندگی خود با نام بردن دلایلی که برایشان کارساز نیست، اجتناب می کنند.

من نمی توانم به آن رژیم غذایی پایبند باشم زیرا…

“استفاده از یک برنامه برای یافتن عشق فقط برای من مناسب نیست زیرا…”

مردم مرتباً بهانه‌های مشابهی را درباره زمان‌بندی می‌آورند.

من، مانند بسیاری دیگر، زندگی ام را با استفاده از تایم باکس هر روز متحول کرده ام. به نظر من، به عنوان یک طراح رفتار برای بیش از یک دهه، این قدرتمندترین تکنیک مدیریت زمان است.

اما همیشه می‌توانم شکست‌خوردگانی را پیدا کنم که مطمئن باشند تایم‌ باکس به دلایلی برای آنها مناسب نیست. نیازی به گفتن نیست که این نوع تفکر مفید نیست.

یافتن استثناها برای یک تکنیک خوب مطالعه شده نباید قانون باشد.

به‌جای جستجوی بهانه‌هایی که چرا کار نمی‌کند، باید سعی کنیم راه‌هایی برای انجام آن پیدا کنیم.

برای انجام این کار، باید با پرسیدن سوالات درست شروع کنیم. به جای اینکه به دنبال دلایلی بگردید که چرا “این برای من مناسب نیست”، سعی کنید بپرسید: “چگونه می توانم این را با زندگی خود تطبیق دهم؟”

در اینجا چند راه برای غلبه بر مقاومت در برابر عملی کردن تایم باکسینگ و شروع سریع وجود دارد.

از امور کوچک شروع کنید

این تغییر ذهنیت را بپذیرید: هر پیشرفتی، حتی تدریجی، پیشرفت است.

تایم باکسینگ روشی ساده برای مدیریت زمان است که مستلزم اختصاص دادن مدت زمان مشخصی به یک فعالیت و تکمیل آن در آن محدودیت زمانی است.

بسیاری از مردم غرق در زمان بندی هستند زیرا نمی توانند تصور کنند که روز خود را با برنامه غیرقابل پیش بینی خود برنامه ریزی کنند: شاید حجم کاری آنها روز به روز، ساعت به ساعت یا حتی دقیقه به دقیقه در نوسان است، یا به میل مشتریان یا رئیس خود هستند.

اما تایم باکس نباید همه یا هیچ باشد. می توانید هر روز چند قدم کوچک بردارید.

ابتدا کار خود را به دو باکس تقسیم کنید:

کار واکنشی: در تماس بودن و پاسخ دادن به نیازهای دیگران از طریق تماس، پیامک، ایمیل و غیره.
کار فکری: کارهایی که فقط می توانیم بدون حواس پرتی انجام دهیم، مانند برنامه ریزی، استراتژی، نوشتن، تفکر و غیره.

برای شروع تایم باکس کردن، زمان – هر مقدار زمان – را برای کار فکری اختصاص دهید. حتی 15 دقیقه در روز برای کار فکری یک شروع عالی است. بقیه می توانند بر اساس آنچه شغل شما نیاز دارد، کار واکنشی باشد.

نکته کلیدی اینجاست: به دیگران اجازه دهید بدانند که در آن زمان مسدود شده، حواس‌پرتی ندارید. به این ترتیب، همکاران شما می‌دانند که نباید به شما نزدیک شوند، جلساتی را برنامه‌ریزی کنند یا از شما انتظار پاسخ ایمیلی داشته باشند. همچنین می توانید زمان کاری فکری خود را قبل یا بعد از شروع روز شلوغ خود برنامه ریزی کنید.

اگر برای کار فکری وقت نگذارید، متوجه خواهید شد که سریع در جهت اشتباه می دوید. وقت بگذارید و آن را مقدس نگه دارید.

هنگامی که مزایای داشتن این زمان بدون وقفه برای کار فکری را تجربه کردید، حاضرم شرط ببندم که بیشتر از آن می خواهید.

اثبات اینکه می‌توانید بدون حواس‌پرتی تمرکز کنید، شواهدی را به شما می‌دهد که باید زمان بیشتری را برای زندگی کردن به زندگی‌ای که می‌خواهید اختصاص دهید.

بر ترس خود از تایم باکسینگ غلبه کنید

برای اکثر مردم، اینطور نیست که تایم باکس برای آنها کار نمی کند – آنها از آن می ترسند.

به طرز عجیبی، بسیاری از مردم از این که به آنها گفته می شود چه کاری انجام دهند، آرامش پیدا می کنند.

اجازه دادن به دیگران برای دیکته کردن کاری که انجام می دهند، لازم نیست به این فکر کنند که چگونه وقت خود را صرف کنند. آنها فقط می توانند واکنش نشان دهند.

افراد کم اجرا اجازه می دهند تمام روزشان با کار واکنشی سپری شود و زمانی برای کار فکری نمی گذارند.

برنامه ریزی کار فکری نیازمند تلاش است. این شامل فکر کردن در مورد اولویت ها و ارزش های خود و مهمتر از همه، اختصاص زمانی برای آنها در تقویم شما است.

به جای صرف کمی تلاش برای وقت گذاشتن برای کارهای فکری، افرادی که عملکرد ضعیفی دارند، به جای وقت گذاشتن برای فکر کردن، تمام روز را به هوس ایمیل و پیامک می گذرانند.

در این صورت، ترس از عدم حضور مداوم در تماس، یک محرک درونی است که آنها را وادار می‌کند تا از یک احساس ناراحت‌کننده با حواس‌پرتی فرار کنند.

برای مثال، یکی از دوستانم فکر نمی‌کرد که تایم باکس برای او کار کند، زیرا احساس می‌کرد باید در اسرع وقت به ایمیل‌های رئیسش پاسخ دهد.

یک روز، او در حال کار بر روی یک ارائه مهم بود که ایمیل خود را بررسی کرد. چیز بعدی که می دانست، تسلیم چرخه معیوب حواس پرتی شد و تقریباً 45 دقیقه برای انجام کاری که فکر می کرد پنج دقیقه طول می کشد از دست داد.

ایمیلی از رئیسش ارسال شده بود، اما وقتی از او پرسیدم که آیا رئیسش برای دریافت پاسخ 15 دقیقه یا نیم ساعت بعد عصبانی می شد، گفت که متوجه شد: البته نه.

او احساس می کرد که مجبور است ایمیل را بررسی کند، شکلی که او برای حواس پرتی انتخاب کرده بود، فقط به این دلیل که نمی خواست روی ارائه ای که به نظرش سخت بود کار کند و تمایلی به اتمام آن نداشت.

مهم است که بدانیم اغلب استدلال ما مبنی بر اینکه “باید در دسترس رئیس، مشتریان یا همکارانمان باشیم” فقط بهانه ای است که مغزمان به ما می گوید تا به ما کمک کند از کارهای دشواری که نمی خواهیم انجام دهیم اجتناب کنیم.

اینطور نیست که یک نفر واقعاً همیشه به ما نیاز داشته باشد. اما این ترس فقط یک احساس است. همیشه درست نیست.

حتی افرادی که مشاغل عمدتا واکنشی دارند، مانند پرستاران یا کارمندان مرکز تماس، هنوز هم می توانند از برنامه ریزی کمی بهره مند شوند. اختصاص دادن حداقل زمانی در روز برای کار فکری، و باز گذاشتن بقیه روز برای کارهای واکنشی، به شما آرامش می دهد تا به حرکت رو به جلو ادامه دهید.

تایم باکس سرگرمی

چه کسی گفت که تایم باکس باید به تنهایی مربوط به کار باشد؟

زیبایی تایم باکس در این است که می توان از آن در هر زمینه ای از زندگی شما استفاده کرد. فعالیت های سرگرم کننده تایم باکس فواید متعددی دارد.

اوقات فراغت تایم‌ باکسینگ، ذهن ما را راحت می‌کند، زیرا بدانیم که زمان استراحت و شارژ مجدد به زودی فرا می‌رسد. نیازی نیست به این فکر کنیم که آیا زمانی برای بررسی رسانه های اجتماعی یا تماشای آپارات داریم، در حالی که می دانیم قبلاً آن را در تقویم خود برنامه ریزی کرده ایم.

تایم باکس همچنین احساس گناهی را که اغلب هنگام استراحت احساس می کنیم از بین می برد و به ما این آزادی را می دهد که کاملاً در لحظه باشیم.

همچنین از دانستن اینکه دقیقاً همان کاری را که گفته‌اید انجام می‌دهید دنبال می‌کنید، لذت بیشتری خواهید برد.

یکی از دلایلی که من از لیست کارها خوشم نمی آید (برخلاف تایم باکس) این است که حتی وقتی مردم اوقات فراغت دارند، احساس می کنند باید کاری را در آن لیست انجام دهند. با تایم باکس، می‌دانید که کاری که قرار است انجام دهید، تنها کاری است که باید انجام دهید.

هنگامی که سرگرمی در جعبه زمان می کنید، خواهید دید که اوقات فراغت واقعی چه حسی دارد، بدون این احساس آزاردهنده ای که باید کار دیگری انجام دهید.

همانطور که دوروتی پارکر گفت: «زمانی که قصد هدر دادن آن را دارید، زمان تلف شده نیست.»

با تایم باکس کردن یک بعد از ظهر آخر هفته شروع کنید. شاید تصمیم بگیرید که دو ساعت را با خانواده خود بگذرانید، یک ساعت پیاده روی کنید یا بازی های ویدیویی انجام دهید.

با تنظیم زمان آزاد خود، عضله ای را برای استفاده از تایم باکس در تمام حوزه های زندگی خود خواهید ساخت.

به زودی متوجه خواهید شد که تایم باکس کاری نیست که احساس می کنید باید انجام دهید، بلکه تمرینی است که می خواهید انجام دهید.

منبع: The Time Management Technique That Can Work for Anyone | Psychology Today New Zealand