۱۰خطاي نگارشي در نامه نگاريهاي تجاري

۱) فقدان يا کمبود وضوح و شفافيت هدف:

اولين خطا زماني اتفاق مي افتد که شما هنوز شروع به نگارش نکرده ايد. اکثر مردم وقتي شروع به نوشتن مي کنند؛ حتي از خودشان اين سوال را نمي کنند که واقعا” چه مي خواهم بگويم؟
يا به چه کسي مي خواهم نامه بنويسم ؟ اگر شما هدف شفافي نداشته باشيد خواننده ي تان را گمراه خواهيد کرد و او نمي تواند منظورتان را از متن بفهمد.

۲) نداشتن برنامه و طرح:

طرح وبرنامه يکي از اجزاي قطعي يک نگارش است.اگر شما طرح هايتان را به همان ترتيبي که در ذهن داريد بياوريد؛ نوشته ي تان نامربوط خواهد شد. هر چه سازماندهي متنتان بهتر باشد؛ به همان ترتيب خواننده ي تان بهتر موضوع را درک خواهد کرد.

۳) نداشتن پيوستگي و يکپارچگي:

خيلي مهم است که به خواننده بفهمانيد که از چه مسيري پيروي مي کنيد. اساسا” هر چه قدر بهتربتوانيد جملات را به همديگر ربط وپيوند دهيد؛ به همان مقدار خواننده شما آسانتر ايده را پيروي خواهد کرد.

توجه: استفاده از حرف ربط و عبارتهاي ربط دهنده باعث همراهي هر چه بيشتر خواننده به شما مي شود.

۴) استفاده از جملات غير شفاف و ناواضح:

در فرهنگ تجارت،بيشتر به اختصار ارزش قايل اند؛ پس استفاده از لغات بيشتر از حد معمول ضروري ؛ باعث ايجاد کسالت در خواننده خواهد بود.نگارش شفاف و مختصر؛ شانس جذب خواننده براي متن تان را افزايش خواهد داد و مردم علاقه دارند متنهاي کوتاه و مختصر و مفيد را بخوانند؛ و از گروه کلمات بي مورد لذت نمي برند.
پس سعي کنيد؛ کوتاه ، مختصر و مفيد و شفاف بنويسيد.

۵ ) سبک نامناسب:

انتخاب سبک نگارشي شما متکي به هدف شما از نگارش وارتباط با خواننده دارد.اگر ميزان رسمي بودن خود با خواننده را ندانيد؛ يعني اينکه تا چه حدي با خواننده رسمي شويد؛ دچار ريسک خواهيد شد.پس از يک سبک مناسب استفاده کنيد.
و همچنين وقتي هدفتان را از نگارش انتخاب کرديد؛ حتما” ميانه روي را پيشه کنيد سعي کنيد ميزان و نوع لغاتي که مي خواهيد در نامه استفاده کنيد را بدانيد. و از لغات خيلي سخت و يا خيلي ساده استفاده نکنيد.

۶) آهنگ نامناسب:

آهنگ مناسب با خواننده داشتن؛ يکي از رموز نگارش است. سعي کنيد با خواننده با تن و آهنگ خوب صحبت کنيد و لهن خشن نداشته باشيد. آهنگ ملايم شانس ،داشتن نتيجه ي خوب را بالا خواهد برد.

۷) اشتباهات گرامری:

اشتباه گرامري سبب خواهد شد که مفهوم نگارش شما تيره شود وباعث درک غلط و اشتباه و سو‍‍‍ء تفاهم شود.
ارائه دليل و مدارک ؛ که ممکن است در پيوست باشد باعث ميشود که خطاها و اشتباهات مشتق شده از گرامر؛ کاهش يابد ولي همواره اين نکته صادق است که ” داشتن متن بدون غلط گرامري يکي از ابزارهاي ارتباط تجاري خوب است.”

۸) علايم سجاوندي غلط:

عدم توجه به علايم سجاوندي سبب مي شود که خواندن متن شما دشوار شود. حتي به درک غلط نيز مي تواند منجر شود. علايم سجاوندي ناحيه اي است که گويندگان بومي و غير بومي به اشتباه مي افتند اما يک سري قواعدي است که به شما در نگارش مناسب کمک خواهد کرد که منظورتان را بهتر منتقل کنيد.

۹ ) طرح بندي ضعيف:

نداشتن فاصله، حاشيه يا فاصله دادن هاي زياد؛ عواملي هستند که باعث مي شوند متن نامه ي تان نا مناسب به نظررسد. سعي کنيد نامه شما خيلي خوب و جالب به نظر برسد و طرح بندي مناسبي داشته باشد زيرا باعث مي شود ؛ شانس شما در جذب خواننده افزايش يابد.

۱۰  عبارات غير استاندارد:

يک سري عبارتهاي استاندارد در نگارش نامه انگليسي وجود دارد که براي بهتر نويسي از آنها بايد استفاده شود. در غير اينصورت شما به عنوان يک فرد آماتور و غير حرفه اي مطرح خواهيد شد. مثلا”وقتي قرار است طرف مخاطب شما يک خانم باشد، هرگز ازعبارات Dear Miss. يا Dear Mrs. يا Dear Madam. استفاده نکنيد.